LEKCIJA 19: Kako digitalno unaprijediti svoj život?

7 superkorisnih alata, I dio

STATUS UPDATE – I’m back!!! Iliti evo me u Zgbu. Kako je ostalo još brdo neobjavljenih lekcija, još neko vrijeme ću nastaviti u istom ritmu… Doduše malo usporenijem jer jet lag čini svoje…

Slijedi jedna vrlo korisna lista linkova i alata kojima možete bitno a jeftino ili besplatno unaprijediti svoju online i offline egzistenciju:

UPRAVLJENJE VREMENOM

Toggl

Uvijek vas čudi kako je i gdje iscurilo vaše vrijeme? Umjesto gotovog izvještaja, zadaće, poslovnog plana… radni dan nije rezultirao ničime definiranim? Ok, malo ste skypeali s tetom u Australiji i kolegom iz susjednog ureda, pa ste morali srediti nešto oko Mafia Wars (šef vas je pozvao da se priključite njegovoj Obitelji, a to vam gotovo spada u opis posla) i, naravno, morali ste ostati in i provjeriti new realeses na Spotify-u … Uz sve to,  ipak je nevjerojatno da u svih 8 sati vašeg napornog rada niste proizveli niti jedan suvisli rezultat! Toggl je tu da prati vaše alociranje vremena i raznim izvještajima vam da do znanja kuda točno curi vaše vrijeme. Odličan alat želite li postati efikasniji i bolje planirati svoje vrijeme. Totalna noćna mora želite li zavaravati sami sebe o vlastitoj produktivnosti i radišnosti.

Stay Focusd

Želite li biti željezne ruke kad je u pitanju vaše lutanje po internetu,  ili ono vašeg tima? Odličan ali okrutan add-on Google Chromea je Stay Focusd koji „increases your productivity by limiting the amount of time per day that you can spend browsing time-wasting websites.“

VOĐENJE PROJEKATA

Knowapp

Knowapp je neka vrsta online tajnice koja prati statuse projekata. U preglednim tablicama možete mijenjati, pratiti i dijeliti informacije sa članovima vašeg tima ili sa korisnicima o svim aktivnostima vezanim za apsolutno bilo kakav projekt od proslave rođendana do komuniciranja sa svojom bazom korisnika o lansiranju novog proizvoda.

ORGANIZACIJA DOKUMENATA I BACKUP

Evernote

Želite li jednostavno i brzo kreirati dokumente, organizirati ih i imati lagani pristup svojim fileovima? Podijeliti ih s kolegama, obitelji, studentima? Evernote je vrlo korisan alat želite li sigurno pospremiti i imati pri ruci i svoj digitalni i svoj real life.

Mozy

Mozy je „world’s most trusted online backup service for consumers and businesses with more than 1 million customers and 70,000 business customers backing up 75 petabytes of information to multiple data centres around the globe“. S Mozyem ne trebate brinuti o backupiranju – Mozy to radi automatski, a svi fileovi su encryptirani i dostupni jedino vama. Vrlo jednostavno i efikasno.

Slijede dva alata koja bi mogla biti jaaaaakooo korisna mojim studentima MM-a za skorašnje prezentacije timskih projekata…

IZRADA PREZENTACIJA

Prezi

Power Point zna biti dosadan. Svi smo bili u nekoj predavaoni kada pri otvaranju PPT-a, prije nego predavač uključi Slide Show, možemo vidjeti koliko prezentacija ima stranica… Sve iznad 20 slideova nas blago unervozi, više od 40 već izaziva blago znojenje, iznad 60 nastupa panika. Nešto je kod linearnosti PPTa zamorno. Keynotes je vrlo sličan, također potencijalno zamoran alat. Naravno, neke se prezentacije mogu spasiti atraktivnim dizajnom, bogatom multimedijom i sličnim elementima. Ipak, ako hoćete prezentaciju složiti kao neku vrstu mentalne mape, poigrati se sa njenom nelinearnošću, dizajnom… probajte Prezi. Interface je vrlo intuitivan za korištenje, ali za svaki slučaj na stranici postoji i manual. Naravno, vodite računa da ništa ne može tako spasiti (ili udaviti) prezentaciju kao sam predavač.

IZRADA VIZUALA

Skitch

Želite li da vaša prezentacija ima i atraktivne vizuale, probajte Skitch – kameru kojom možete snimiti bilo što na internetu ili bilo kakav screenshot i jednostavno i brzo ga obraditi. Možete dodati komentare i nove grafičke elemente pa spremiti svoj uradak u nekoliko formata, uploadati ga na web ili shareati na Twitteru ili Faceu, ubaciti u prezentaciju i još čitav niz stvari…

NAPOMENA: Sve ove alate možete koristiti u razne privatne svrhe kao i za bolju organizaciju redakcije, izradu web stranica, pokretanje i vođenje nekog projekta, bolje rezultate na studiju  i/ili efikasnije upravljanje  timovima…

LEKCIJA 8: Kako upravljati samim sobom?

MEET… Butch Ward

STATUS UPDATE – Poynter Institute, St Petersburg, Florida, Digital Entrepreneurship: Building Your Online Business seminar, dan peti…

Kad govorimo o efikasnom menadžmentu prije svega se bavimo upravljanjem financijama, drugim ljudima i ostalim sredstvima. Butch Ward održao je fenomenalno predavanje na temu upravljanja samim sobom.  Kroz interview koji slijedi sumirao je osnovno:

BW – Svako od nas ima određeno vrijeme i puno više obaveza koje mora obaviti tijekom jednog dana nego što ima vremena. S obzirom da ne možemo nadodati vrijeme danima moramo biti bolji pri izboru kako vrijeme koje imamo provodimo. Jedino tako možemo biti učinkovitiji.

Da bi to mogli, moramo vrlo jasno razumijeti ULOGU koju imamo  – moramo znati što se očekuje od nas. Jednom kada to kristalno jasno razumijemo, moramo odabrati aktivnosti koje imaju DIREKTAN UTJECAJ na našu sposobnost da tu ulogu ispunimo. Svaki puta kada se pozabavimo sa aktivnošću koja nije direktno povezana sa našom ulogom zapravo razvodnjujemo, smanjujemo našu učinkovitost. Naravno, uvijek će biti nekih stvari koje MORAMO obaviti danas, koje naprosto moraju biti riješene.

Ali bitno je voditi računa da ima bitnih aktivnosti koje, iako nisu hitne, dugoročno povećavaju našu šansu za uspjehom. Na primjer, kada odvajamo vrijeme za čitanje, istraživanje, mentoriranje, planiranje, networking…  Kada odabiremo takve aktivnosti mi pametno “INVESTIRAMO” naše vrijeme.

Koliko stvari postaju maglovitije i kompliciranije kada moramo žonglirati nekoliko uloga u isto vrijeme?

BW – Činjenica je da svaki dan žongliramo sa više uloga – privatnih i poslovnih. Ista teorija vrijedi za sve uloge – kako da odaberemo aktivnosti koje će maksimalno pridonijeti našem uspjehu u ispunjavanju te uloge. Uz to moramo razmišljati i o relativnoj važnosti svake od tih uloga i biti spremni rezervirati vrijeme ili što god je potrebno za prioritiziranje tih uloga.

Kako pravilno odabrati prioritete?

BW – Imam dva savjeta za određivanje  visoko prioritetnih aktivnosti. Prvo – ako je nešto bitno, morate to staviti u raspored. Upišite to u svoj kalendar. Ako se nešto nalazi u vašem rasporedu, veća je vjerovatnost da ćete to i napraviti. Drugo – planirajte kvalitetno. Pokušajte gledati unaprijed što je dalje moguće  i planirati događaje za koje znate da morate ostaviti vrijeme i onda tom rasporedu dodati visoko-prioritizirane aktivnosti za koje želite ostaviti vrijeme.

Izgleda kao da ste u teoriji stvarno savladali sve o menadžeriranju samog sebe. Kako se vi osobno snalazite u praksi?

BW – Ja svoj uspjeh mjerim svojom učinkovitošću umjesto količinom stvari koje sam obavio. Da li ispunjavam svoje ciljeve? Da li moji zaposlenici rade dobar posao? Da li moja organizacija ispunjava svoje ciljeve? Dao bih si B (op.a. ocjenu  4) i trudim se biti bolji.

Ja bih Billu za predavanje dala A+ ili kako bi mi rekli +5!

EXECUTIVE SUMMARY

Kako bolje menadžerirati samoga sebe u 4 koraka:

1.      Težite učinkovitosti.

2.      Definirajte jasno svoju ulogu.

3.      Birajte kako provodite vrijeme.

Investirajte svoje vrijeme mudro.